4 Passaggi Per Consentire Ai Tuoi Dipendenti Di Lavorare Da Casa
- Alberto Carniel
- 1 gen
- Tempo di lettura: 8 min
Gli effetti collaterali del Coronavirus (COVID-19) sulle aziende hanno rivelato una verità fondamentale: se la tua infrastruttura digitale è fragile, il lavoro da remoto la smaschererà in fretta.
Nel tentativo di limitare i contagi, i governi hanno incoraggiato le aziende a far lavorare i dipendenti da casa, mentre le città chiudevano e le popolazioni finivano in quarantena.
In queste situazioni, poter lavorare da remoto e proteggere il cash flow non è un “nice to have”.
È sopravvivenza.
Quindi, come fai ad abilitare i tuoi dipendenti al lavoro da casa — e gestirli in modo efficiente?
Il lavoro da remoto non fallisce perché le persone sono a casa.
Fallisce perché i processi sono poco chiari, gli strumenti sono un caos, gli obiettivi sono vaghi e la sicurezza è… ottimista.
Indice
STEP 1:
Mappa I Tuoi Processi
Il primo passo per mettere in sicurezza le performance del tuo ecosistema aziendale è mappare tutti i processi.
Vuoi sapere:
Le responsabilità esatte di ogni dipendente;
Come interagiscono con gli asset interni (colleghi, fornitori, partner…);
Come interagiscono con gli attori esterni (clienti, governo, media…).
Se non l’hai fatto, il lavoro da remoto diventa uno show di improvvisazione quotidiana — solo che non ride nessuno e i tuoi margini sono la battuta finale.
Ho già scritto una guida completa su come creare un flowchart aziendale, quindi dai un’occhiata al mio articolo sul service blueprint.
Un service blueprint supporta la tua azienda non solo nel lavoro da remoto, ma anche per:
Rivedere e riprogettare i processi,
Ridurre i colli di bottiglia,
Identificare i punti di contatto tra organizzazione e clienti.
STEP 2:
Scegli Gli Strumenti Di Gestione Che Si Adattano Meglio Al Tuo Modello Organizzativo
Una volta che hai una panoramica chiara dei flussi di processo e delle responsabilità, il passo successivo è identificare quali strumenti implementare nella tua infrastruttura digitale.
Esistono migliaia di tool, quindi attenzione: non ti servono necessariamente i “migliori” sul mercato, ma quelli che si adattano al tuo modello organizzativo.
Mantieni Semplice L’“Ufficio Virtuale”
Il tuo ecosistema remoto dovrebbe basarsi sul minor numero possibile di strumenti.
L’obiettivo è concentrare le attività su una o due piattaforme.
Più piattaforme usi:
Più alti sono i costi (soldi, tempo, competenze),
Più la tua squadra soffre di context switching,
Più gli abbonamenti mensili si mangiano silenziosamente il profitto.
E sì — tutti giureranno che “gli serve” ogni tool.
Non è vero.
Gli servono i risultati.
Cosa Puoi Digitalizzare?
Ogni organizzazione può digitalizzare i processi che non richiedono una presenza fisica.
Se possiedi un magazzino, ti serve personale on-site per spostare la merce (a meno che tu non usi robot).
Se hai un negozio fisico, puoi vendere online con un e-commerce — e persino combinare offline + online per ampliare il pubblico.
Qui sotto trovi alcune delle principali aree che puoi digitalizzare.
Condividerò anche strumenti che uso spesso con i clienti per:
CRM (Customer Relationship Management)
Vendite
Marketing
Gestione team
Lavoro al computer (design, programmazione, advertising…)
Customer service
Contabilità e fatturazione
Reporting
Per Le PMI: Wix Come Website Builder E CRM All-In-One
Che tu stia iniziando un processo di digitalizzazione o stia ridisegnando la tua infrastruttura, avere un CRM “tutto in uno” evita un sacco di mal di testa.
Per le PMI, spesso consiglio Wix, perché combina un website builder con funzionalità CRM e marketing.
Grazie all’editor drag-and-drop, Wix ti consente di creare un sito rapidamente e iniziare a vendere subito.
Il vantaggio principale è il focus: tutto in un unico posto.
Se vuoi telelavoro senza caos, ti serve:
CRM + task management
Sistema di marketing
Strumento finanziario
Wix include questi mattoni tramite il CRM e i suoi business tools.
I tuoi dipendenti possono accedere all’account Wix, collaborare, creare task/workflow e gestire contatti e permessi per aree private del sito via CRM.
Con Ascend by Wix, puoi creare campagne e automazioni di email marketing (così non sei costretto ad aggiungere tool esterni per ogni cosa).
Il CRM è anche integrato con strumenti di preventivi/fatturazione, quindi puoi inviare quote e invoice senza impazzire con un’altra piattaforma.
Hai bisogno di aiuto per configurare il tuo ecosistema Wix?
Prenota una consulenza di digital marketing con me — ti guido io lungo tutto il processo.
Per Le Aziende Strutturate: HubSpot Come Website Builder E CRM All-In-One
Per organizzazioni più grandi e complesse, consiglio HubSpot.
HubSpot è costoso, ma è una delle piattaforme all-in-one più solide per scalare.
Puoi costruire il sito con un editor drag-and-drop e sfruttare l’infrastruttura HubSpot.
Un grande vantaggio è la possibilità di personalizzare le esperienze e supportare diverse strategie go-to-market con una piattaforma connessa.
HubSpot può raccogliere dati e supportare esperienze diverse per utenti diversi (nuovi vs di ritorno, segmenti differenti, ecc.) — migliorando user experience e lead generation se implementato bene.
Inoltre HubSpot offre una suite di “Hub” (prodotti) integrati, tra cui:
HubSpot CRM (con funzionalità gratuite disponibili)
Marketing Hub (campagne, automazioni, lead generation, ecc.)
Sales Hub (pipeline + gestione attività commerciali, tracking, ecc.)
Service Hub (ticketing/customer service sulla stessa piattaforma)
Gestisci Il Team Da Remoto Con Teamwork
Se non vuoi — o non puoi — usare una piattaforma all-in-one, ti consiglio di aggiungere Teamwork alla tua infrastruttura.
Nella mia carriera ho provato molti tool di project management (Monday, Trello, ActiveCollab…).
Quello che copre con più costanza ciò di cui ho bisogno è Teamwork.
Ho una lunga esperienza nel lavoro da remoto: da consulente di digital marketing lavoro spesso in modalità remote.
Inoltre, quando nel 2017 ero Digital Director USA per una multinazionale, ho gestito circa 40 dipendenti in India e negli USA mentre io ero in Italia.
Un project management tool è fondamentale perché ti aiuta a:
Organizzare workflow e carico di lavoro,
Assegnare responsabilità in modo chiaro,
Tracciare l’avanzamento,
Gestire priorità,
E — cosa cruciale — trasformare gli obiettivi in esecuzione misurabile.
Strumenti come Teamwork ti permettono di assegnare task con un framework pulito:
Titolo
Owner
Data di inizio + deadline
Livelli di privacy
Priorità
Notifiche
Questa metodologia funziona perché i dipendenti hanno tutte le informazioni per eseguire — e tu puoi misurare le performance con tracking e reporting.
Teamwork si estende anche a workflow adiacenti (chat, help desk/ticketing, ecc.) tramite il suo ecosistema.
Vuoi implementare Teamwork nella tua organizzazione?
Prenota una consulenza di digital marketing con me e ottieni la formazione necessaria per guidare e gestire il tuo team da remoto.
Digitalizza Contabilità E Fatturazione Con Wave Financial
Uso Wave per contabilità personale e business da anni, e spesso lo consiglio — soprattutto alle piccole realtà che vogliono un workflow pulito per fatture + contabilità.
Preferisco anche l’esperienza Wave rispetto ad alcune alternative.
(Come sempre: valuta in base alle tue esigenze, requisiti di compliance e normative locali.)
Con Wave puoi:
Gestire fatturazione e pagamenti,
Tracciare transazioni e spese,
Tenere ordinati i registri finanziari,
Supportare workflow paperless per team remoti.
Wave supporta accessi multi-utente, così il team può operare da remoto mantenendo ruoli e processi sotto controllo.
Gestisci Documenti E Riunioni Con Google Workspace
Google Workspace (precedentemente G Suite) offre strumenti di collaborazione per aziende, freelance e scuole.
Permette ai team di collaborare — spesso contemporaneamente — su:
Documenti
Fogli di calcolo
Presentazioni
Calendari condivisi e video call
Google Drive ti aiuta ad archiviare asset chiave (immagini, video, documenti, file) così i dipendenti possono accedere a ciò che serve da remoto.
Google Calendar riduce il ping-pong infinito permettendo a clienti e partner di prenotare slot con te, e si integra con Google Meet per le videochiamate.
STEP 3:
Imposta Obiettivi SMART Per I Tuoi Dipendenti
Se vuoi mantenere (e magari migliorare) le performance operative, ti serve una mentalità orientata agli obiettivi.
Una paura tipica del lavoro da remoto è valutare la performance:
“Come faccio a sapere che stanno lavorando se non li vedo?”
Molti imprenditori associano la performance al vedere fisicamente persone sedute a una scrivania.
È sbagliato.
La performance va valutata tramite risultati e obiettivi raggiunti.
Un dipendente può stare seduto ore e non produrre nulla.
Ecco perché ti servono obiettivi SMART.
SMART è un acronimo che (a seconda del modello) può avere piccole variazioni, ma l’idea di base è sempre la stessa: definire obiettivi chiari e tracciabili.
Nel framework di questo articolo, SMART significa:
Specific (Specifici)
Measurable (Misurabili)
Attractive (Attraenti)
Reachable (Raggiungibili)
Timed (Temporalizzati)
Se vuoi approfondire, leggi la mia guida su come impostare e raggiungere obiettivi di marketing SMART.
Inoltre: definire SMART goals diventa molto più semplice con un tool di project management.
Se usi Teamwork, le task si mappano naturalmente su un’esecuzione “stile SMART” (owner, deadline, priorità, deliverable).
Un’operatività basata sugli obiettivi mantiene anche il team motivato: le persone capiscono cosa vuol dire “fare bene” — e come migliorare.
Senza obiettivi SMART, controllare KPI rilevanti diventa quasi impossibile.
STEP 4:
Gestisci La Sicurezza Dei Tuoi Asset Digitali
La cybersecurity conta ancora di più in un setup remoto.
Il team ha bisogno di internet e di accesso agli asset aziendali per lavorare.
Gli strumenti investono in sicurezza, sì — ma il rischio più grande spesso è la cattiva gestione degli accessi (password, permessi, condivisioni fatte male).
Parti da queste regole:
Crea un profilo aziendale con “superpoteri” (admin) per ogni piattaforma;
Tieni le credenziali admin segrete e archiviate in modo sicuro;
Dai ai dipendenti accessi individuali alle piattaforme (inviti via email/telefono);
Se non è possibile l’accesso individuale, usa un password manager.
L’accesso individuale è preferibile perché:
Puoi revocare l’accesso istantaneamente senza cambiare la password admin,
Le responsabilità sono tracciabili,
I danni sono limitati se un singolo account viene compromesso.
Se tutti usano la stessa credenziale admin, una violazione diventa un’emergenza:
Cambiare subito la password,
Aggiornare tutti,
Sperare che nel frattempo non abbiano esportato nulla di critico.
Il Miglior Tool Per Gestire Le Password
Gestire le password correttamente è fondamentale per la sicurezza — soprattutto quando persone entrano/escono dall’azienda e onboarding/offboarding devono essere rapidi e controllati.
Suggerisco Bitwarden, un password manager freemium con una storia di trasparenza molto forte (open source).
Tre motivi per cui mi piace Bitwarden:
Ha un piano gratuito che copre molto per individui e piccoli setup,
È open source (codebase pubblica),
Supporta funzionalità di team management (aggiunta/rimozione utenti, livelli di permesso, ecc.).
Tip extra di sicurezza: segui le linee guida moderne sulle password (password/passphrase più lunghe, evita reset periodici forzati se non c’è compromissione, e usa MFA dove disponibile).
CONCLUSIONI
Il lavoro da remoto non è “accendi Zoom e spera”.
È design operativo.
Se vuoi che il tuo team lavori da casa senza crolli di produttività, concentrati su:
Processi (mappali),
Strumenti (pochi e integrati),
Obiettivi (gestisci per risultati, non per “ore sulla sedia”),
Sicurezza (permessi, accessi individuali, igiene delle password).
Quali strumenti ritieni più efficaci per abilitare il lavoro da casa per il tuo team?
Dimmi i tuoi nei commenti qui sotto.
Riferimenti
Organizzazione Mondiale della Sanità (OMS). Getting your workplace ready for COVID-19 (19 marzo 2020).
Doran, George T. “There’s a S.M.A.R.T. way to write management’s goals and objectives.” Management Review, 70(11), 35–36 (1981).
NIST. Special Publication 800-63B: Digital Identity Guidelines — Authentication and Lifecycle Management (PDF più recente).
Bitwarden. “Open source password manager.”
Google Workspace. “Google Workspace includes Gmail, Drive, Meet, Calendar, Docs, Sheets, Slides…”
Wix. “Free CRM Software” + “Ascend by Wix overview / Email marketing features.”
HubSpot. “HubSpot products / CRM / Service Hub.”
Teamwork.com. “Project management platform” + “Teamwork Desk.”
Wave. “Wave Financial: invoicing, payments, accounting” + “Payroll integrates with accounting/invoicing.”ents, accounting” + “Payroll integrates with accounting/invoicing.”
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